2022年11月13日 星期日

[PowerBI]資料表關聯性

 一般工程師訓練過的人,都會知道資料正規畫後,就需要把許多資料表做關聯來進行合併查詢。在PowerBI這類數據工具中,其實也是有著相同的特性存在,有些人會採取直接把資料串接好後推進工具之中進行單表的分析檢核,而這樣的作法其實有一個風險性存在,就是資料的真實性與被控制性降低了,因為在串接資料的過程,可能就會有資料短缺或資料需增的可能性存在,甚至可以懷疑資料是否有被刻意串接修改的可能性存在,因此在使用數據工具分析時,產出的結果有可以被控制。

建議資料盡可能用乾淨的原始資料。只做資料填補的動作,而不要把許多資料表進行串接後載導入數據分析工具之中,已達數據有效性的確保,以及被驗證性的穩定。再來分享一些數據串接的觀念。

數據關聯性基本上區分以下幾種

1.一對一

EX一個身分證號碼只會對應一個人,唯一對應。

2.一對多

EX一的學生可以修習多門學科

3.多對一

EX多門學科都被同一個學生選上

4.多對多

EX一份問卷提供給多位試測者,同時一位試測者具有多份問卷

因此再資料關係需要正確的觀念去區分。

以上的例子中2與3就很接近,其實就是要看出發的點去判讀,因為出發點錯誤就倒是誤判,同時就會數據串接上出現誤判等狀況。

下次一篇在檢視實際操作上PowerBI提供的操作手法。



[生命分享]一場染疫的心得

 一場染疫的心得

一個人生活後,許多的事情都開始要自己處理,而在今年度的染疫事件後,看到家人無法在身邊關心,有一種莫名的感覺,為何要追求錢財而離鄉背井呢,看著家人這樣的擔心受怕,真的值得嗎?

在職場上遇到許許多多的阻礙與挫折,不管事人、事、物都是,而這些挫敗感雖然有機會慢慢消化掉,而接踵而來的事情,又是一波接一波,似乎妹有休止符的湧上來,而這一切卻也因為自己的過去,不再去抵抗過著逆來順受的日子,生活變得更加沒有品質,心態也持續崩壞,或許這就是跳脫舒適圈必然要面對的問題吧!而在這樣的職場壓迫之下,又遇到的疫情來襲,甚至自己也有了染疫狀況,看著家人擔心,自己卻又無能為力,在外工作生存,在此時此刻也是孤立無援。這樣的無力感與孤獨感,似乎就向社會常見的獨居老人吧!

因此回想起來,真的需要為"錢"離鄉背井嗎?還是真的是為了自己的目標與夢想呢?開始思考著自己到底該如何做?自己到底該做甚麼?我該事奉的又是甚麼?自己的生命因該陪伴的是誰?

種種問題開始湧上心頭,生活若只剩下工作沒有家人,那又有甚麼意義呢?



2022年8月11日 星期四

[生命分享]溝通與吵架

 溝通與吵架

"相處"是一個奇特的狀態,每個人事物都是一個個體,眾多的個體集合在一起成了一個群體,群體要穩固長久,關鍵是每一個個體的互動與相處,遇到各式各樣的事件去磨合,這些磨合就會產生出一些微妙的改變,無論是好事或壞事,都會漸漸的成就每一個人在互動與相處上的經驗值,其中參雜最多的不外乎是"情緒",只要能控制好"情緒"這個難以駕馭的狀態,就會改變人的一輩子。

當事件發生的時候,群體內的個體就會開始出現各式各樣的意見與想法,而這些想法要如何整合,有透過權力大小的專制性處理,也有透過分享的感化性處理等等的許多特性就會漸漸地突顯出來,不管是哪一種方式讓意見統一,其中都外乎需要面對情緒帶來的引響,特別是意見相左的時候,會造成一些情緒的產生,從良性的溝通轉換成惡性的吵架,而許多人都會因為情緒的引響,不會認為自己已經被情緒帶到一個看不到真相與理性的情境之中。今天就來記錄一下我個人的想法。

良性的溝通:

無論是對事或對人,都需要專注於事件本身,避免事件的發散與變化,溝通的過程好比我們在組裝一張書桌,每一個卡榫都會緊密的、衝突的,卻又是可以吻合與合併的,這必須要先認清不可以堅持己見,要將每個個體的意見表達出來並且透過整理條列等方式讓溝通成為一個平台,每一個意見都會被看到優點與缺點,此時要特別注意不要立刻去反駁或攻擊其他人的意見中為考量到的部分。

當意見都收集完成後,在逐條去確認與整合才能看到每個作法的優點與缺點,進而找出最佳的作法,以及讓所有人可以接受的執行方案,如此一來產生的執行方案才能有效率且可持續改善的能量才會產生。

惡性的吵架:

討論事件的,每個人提出意見的當下,立刻出現反駁與攻擊缺點的意見,這是一種具有強烈傷殺力的行為,特別是對團隊合作上的傷殺力,甚至會出現裂痕後導致團隊的崩壞,這些狀況特別會出現在職場或家庭,因為傷殺力的出現,倒至於"情緒"的出現,進而淹沒了人的理智與判斷,盡而加速崩壞。

產生了兩敗俱傷的狀況不斷發生,而且永遠不會有一個好的結果。

因此討論與溝通,需要放下每個人的身分地位,平台上不可有權力的存在,如同進入會議室的當下,若盡天是"報告"的會議,那主管就會有自認我要下決策的的權力近來,而這樣的決策其實會有一定盲點存在,因為"報告"內容的真實性有幾成,決策者是否真的有看清楚呢?

若提交報告的團隊是透過良性構通的互動模型下,可以產出比較正確的內容。

若提交報告的團隊是透過惡性吵架的後棟模型下,可以產出比較偏頗的內容。

為何會如此,其實顯而易見的事,"人"只想看自己想要的結果,所以良性溝通下會彼此認同並報告事實,惡性吵架下會彼此陷害與掩蓋真正。因為報告者是最後資料的持有者,此時若因為惡性吵架產生的情緒,勢必把內容調整成有力自己不利他人。


因為無論是職場、家庭、朋友、社團等,只要有人就會有事件,有事件就會有討論。要注意討論的當下該如何成為一個良性循環,必然是一個課題。


2022年6月23日 星期四

[工作心得]主管/部屬?管理職/專業職?為何一直有職場對立的感覺呢?

 主管/部屬?管理職/專業職?為何一直有職場對立的感覺呢?

在職場上工作久了,有時開始會去思考自己是管理職好還是專業質好的議題,為甚麼會出現"主管/部屬"這樣的稱謂呢!一般的管理學理論中有提出管理金字塔的架構,越高層越少人,越低層越多人,因此也出現了管理相關學系,希望透過學界訓練一些管理專長的學子與人才,業界也開只直接找這樣背景學識的人直接接手管理職。然而,這樣的模型其實缺少了一些考量點導致許多問題發生,卻都認為是底層人員的問題,這邊來探討一下這兩種職類的狀況。

管理職

透過一些管理工具,嘗試讓企業組織可確保各項作業各項流程都可以順利達成目標與完成任務,因此出現許許多多的報表,而報表呈現是各式各樣的數據彙整。並透過這種工具進行員工激勵與鼓勵來提升其他人的工作使命感與成就感。

專業職

透過個人知識能力、技術能力來完成各式樣各地作業需求,追求各種專業技術能力的專精度,價值的呈現主力在於固定領域的深度,而不再於廣度,藉由確實解決問題來創造自己的能力與價值。


以上面倆的面向來看,管理職偏向鼓勵,專業職偏向戰力,進而出現不一樣的狀況,其中主要的原因是甚麼呢?我個人的見解,管理學源頭是來自於工業管理,也就是他所管理的是"工人",看似專業職人員,但實際上則是"勞力工作者",而這樣觀念若帶到其他領域時就會出現許多衝突,因為現在所說的專業職是屬於"知識工作者",因此此時若繼續用"人工天"這樣的工作分配與規劃,就會常出現各種延遲交付的狀況,因為"知識工作"所執行的任務是無法明確數字化表現出來的,因為"知識工作"的產出依據的資料的蒐集、探索、應用等等的綜合性產出,"勞力工作者"的產出比較偏向固定的作業產出量。

然而現今工作訓練文化的產出的職場文化大部分都是"使命必達",而這樣的文化常常已經高舉了"管理職"的腳色,因此出現作業不平等的狀況,當"管理職"不清楚"專業職"在作業時真正的困擾,就會出現彼此認知上的落差,導致於傷害彼此在職場上的信任感,進而出現"此處不留爺,自有留爺處。"這樣的話語出來,救出現的離職可能。

改善這一類問題的方法,其實就是要將金字塔管理模型打破,才有機會看到真正的狀況,每個人的任務都是可以互相支援,才能知道真正的問題,管理職的腳色不是單單只看數據進行下上會報,專業職不單單只是完成任務即可,要如何打破這養的思維,是整個管理模型的改革,"管理"不再只是"管理","專業"不單只是"專業",透過真正的了解狀況,才能真正的提出對的改善作業模型。

因此有人提出"雙向管理"模型,此狀況其實就是需要讓管理金字塔旁邊新增一個資訊倒金字塔的模型,金字塔高層需要最多最完整的資訊,並且需要不可隱瞞或過多的修飾,然而一般人誰會喜歡看到自己不期待的結果呢,因此資訊上報的過程,中階人員的心態變得極為重要,只以向上管理的狀況下,這些金字塔中間的人就能修改各種數據,並用所謂的管理工具不斷的壓榨逼迫金字塔下方的人拼命達到目標,讓她呈現上去的數字是漂亮的,而不在乎產生的怨念與怒氣。而會產生底層人員為了改善自己的處裡出現"諂媚"上司的狀況,進而產生了"使命必達"的職場觀念。而雙向管理的初衷因該是希望阻止這樣的狀況,才又新增了"向上管理"的作為,讓底層人員反向也在考核主管的狀況,進而了解各"主管"的扮演狀況是否符合狀況,還是只是單方面的逼迫。

打破金字塔管理猶如現今的扁平式管理,少了許多升遷機會,但也改善了許多溝通管道失能的狀況,如何改善現況、如何改善溝通、如何提升作業效能,遠遠比起一直追求新的技能新的項目更為重要。

管理=>讓一切事務走向順暢。(溝通資源腳色)

技術=>讓一切事務走向穩定。(改善技術腳色)


P.S. 溝通不是強求,而是彼此退一步找出正確做法!

2022年4月5日 星期二

[工作心得]會議準備

會議準備

會議前準備工作,一般都會認為是主講者的事情而已,其他人在會議時間到的時候再進入會議室參加討論並即時回饋,而這樣的作業模型,其實存在著一個問題,報告者往往不是決策人而只是資料提供人,導致於過往一直在討論的會議前準備,都會是在該準備甚麼資料該怎麼設計投影片該怎樣進行報告與台風訓練等等,而這樣的會議多了,最後常會開始出現一個詭異的現象,就是報告的內容漸漸地變成是決策者想要的而不再是事實的呈現,而決策者也會不自覺地覺得一切都往自己期待的方向運作與推進,所有的事情可能已經走向一個錯誤的方向。

一般會議內容常常是在會議當下才取得會議資料與討論內容,由於課堂上課,都是教師努力事前備課,學生上課當下才開始檢視課本內容,導致於學習成效不彰等問題,會議也是如此,做的事情一樣,唯一的差別是在於上對下跟下對上的訊息傳達,而這樣的問題是否可以改善,關鍵在於每個人的做事文化是否可以改變,組織文化的改變不會是一個人的事情,也不會是上對下布達任務的方式改變,也不是下對上可以直接坦誠的表達,組織的改善需要的全部成員共同一起進行。

第一、資訊傳達公開化

每次的會議報告內容都需要提前準備好,同時也需要發布給相關與會人,當然此時就會出現一些聲音是,提早提供因該也沒人會去看吧,畢竟大家都有自己的事情在忙碌。而這樣的情況其實就是反映出每個人在檢視該會議是否都有相關的關注與在意,而這樣的做法可以檢視出該會議是不是有造成一些人的時間被浪費的狀況,畢竟任務布達可以透過信件發布不一定要招開會議。

討論的東西需要集思廣益,相對的需要讓大家的資訊接收程度達到一個平衡,如此才能有效找出真正有意義的建議與改善方案,至少也可以產出有價值的回饋機制。

第二、決策權明朗化

一般我們都會認為決策者是主管,而台灣其實有一個神奇的狀況,就是一個單位的主管有時候只是因為它的知識背景是"管理類組"而不是真的了解該領域的專業能力與執行能力,進而出現一些錯誤的認知與比較,也是因為這樣的狀況凸顯出了過往會議準備都是講述報告者該如何準備才能讓資訊完整,此時就須要反思一下,任何人接收資訊時都是需要整理的,若都不用整理資料就可以產出有效資訊,我想只有電腦吧,但是我們可以看到往往會議上擔任"主管"的人也會如此,我個人的判斷是因為決策權在她手上,他不得不說出決策,而這樣的決策不代表一定正確,往往伴隨風險存在,所以這裡指的決策權明朗化不是指主管這個腳色,而是指真正可以為任務找出正確方向的人。如何在不明朗的狀況找出一絲希望,往往是需要這樣的人,而不是管理層,這麼制式的狀況。

會議的準備,現在因該要推進到與會全部人員,而不再是討論會議準備人,如何降低會議的無效浪費,重點在於資訊完整、目標明確、決策明朗,才能有效的產出具有價值的意義。

2022年3月27日 星期日

[生命分享]關係的修復

關係的修復

在現在的社會以及養成教育上,已經出現一個很詭異的現象,就是開始沒有"道歉"的存在,或者說"道歉"只剩下對上的方向,已經失去上對下的"道歉",所以導致很許多溝通問題的產生與失能,試問多少人有發現這樣的問題已經在不知不覺中漸漸根深蒂固的在我們的潛行為之中,無論是誰都有可能出現一的錯誤的行為,傷害的其他的人事物,甚至是自己卻渾然不知,因為我們已有一種錯誤的觀念,就是自己是對的,因此把關係破壞掉了自己還是渾然不知到。

如何修復關係,行為、認知、觀念等等都需要到位後提出的道歉才會是真正知道此次道歉中蘊含的問題點是甚麼,使其問題開始可以真正的大而化小、小而化無。也可以降低不少溝通上的問題以及使其關係恢復,產生出和睦的關係環境。當紛爭減少了,作業效率也會開始提升,團隊的氣氛也會開始變好,一切的正向循環的啟動,其實都是一種和睦關係的產生,透過這樣的產生不只可以順利地改善環境、關係,更加可以創造出良性循環。

可以回想自己曾經傷害過的人事物,自己有沒有真正的去道歉過,還是都是彼此傷害後彼此不再溝通聯絡,導致於關係的中斷,進而成為彼此之間永遠的傷痕呢!學習改變觀點進而改善自己的生活,更加可以成長。 

2022年3月24日 星期四

[ACL]ACL EXTRACT應用

 ACL EXTRACT 應用

ACL電腦稽核輔助軟體指令雖說不多,但應用上還是需要熟悉,今天先記錄萃取(EXTRACT)的語法。

OPEN 現有資料表名稱

EXTRACT FIELD 欄位名稱 TO 新資料表名稱


OPEN 現有資料表名稱

EXTRACT RECORD TO 新資料表名稱


至今常用的是這兩種萃取方式。

先留下語法未來再加註說明

2022年3月22日 星期二

[工作心得]查核程式與系統程式

查核程式與系統程式

查核程式開發與系統程式開發其實在字面上看上去都是程式語言的寫作,但實質上卻有的明顯的差異,因為撰寫"查核"程式的人是非程式設計專長的查核人員,撰寫"系統"程式的人則會視程式專長的資訊人員,因此在撰寫訓練上其實有很顯著的差異存在,但許多人並沒有從中了解到差異,進而用了相同的管理思維在進行這方面人才的管理與培訓,導致於出現許多人在選擇職業生涯上出現了錯誤的認知。進而常常產生一些認知上的落差與適應不良等問題。

今天我就針對這兩個概念進行一下分析探討:

系統程式:

既然稱之為"系統程式"顧名思義就是各式各樣的資訊系統,所有的一切都有固定的作業流程在觀念在運行,因此每個操作步驟都需要有明確的規範與要求,進而形成的一套資訊系統,這種類型的程式語言寫作上都會能撰寫出對應的規格書以及系統流程圖,而且在這方面的研究已經行之有年,甚至區分出SA、SD、PD等等各個階段的腳色的出現與職權分工,因此相關必要的文件也開始陸續產生對應的撰寫規範與建議,也是職業訓練常見的一環。

查核程式:

這個領域是後期出現的概念,或許因為個人兩方面都經歷過,因此我把查核程式歸類為一種反向驗證的程式寫作模型而非一種程式語言,透過反向驗證的寫作模型去驗證系統程式下的資料是否都有依據企業規範進行作業,從中發現各式各樣的資料缺失,並提出要求改善修正資料,其實概念上就由於工程師在進行資料除錯進行的作業流程,又像逆向工程,只是與資訊界討論的逆向工程不太一樣,這邊的逆向工程是資料面的逆向核對,透過逆向核對找出資料內藏的一些問題。

這兩種其實某種程度上因該是相輔相成的存在,若要統一由資訊開發的概念來看,SD、PD撰寫系統程式是基本能力,而SA則需要有能力去撰寫查核程式,透過這樣的交互關係,進而達到確認系統邏輯與資料推演上是否都符合要求的規範,因此與其說查核程式是一種專門找麻煩的作業流程,不如換個名詞說他是一個驗證用的程式開發模型。

一般而言,系統越大越需要這樣的查核程式協助進行驗證,特別在職場上都會有所謂的客製化程式的產生,強迫將幾個原本獨立的系統串接再一起,進而達到資料控管的要求,但相對地這樣的行為模式也會產生了資料短缺的問題,因此查核程式才因被孕育而生,只是她剛誕生的時候可能只是開發工程師在除錯暫行的一些小程式,因此沒被留意與關注,直到現今的舞弊事件開始不斷產生,才開始有人專門在撰寫這方面的程式,殊不知這早早就在世上誕生了。

結論而言,無論是"系統程式"還是"查核程式"關鍵都是在於知道自己為何而生,自己要做的是甚麼事情,才會走向正確的方向,而不是為撰寫而撰寫,導致於混亂的產生。

2022年3月21日 星期一

[讀書心得]充分授權,完善溝通

充分授權,完善溝通

充分授權在管理上常常見到,但為甚麼往往都不能落實,我個人的見解是一種不安全感的呈現,多少管理者資深人員可以充分授權呢!主要因該都是害怕被取代,因此呈現出一種表面上的說明是會充分授權與信任,但實際執行時去都需要層層回報層層把關,最後再進行作業,導致於實際決策者依然回歸到管理者手上,因此出現不少決策上是有問題的狀況產生,這類情況在部隊生活中最常出現,因此也有過一句話"戰場上的士官指令優於後勤軍官指令",因為實際在戰場前線的人才能精準判斷狀況,可這句話在實際運行上,往往只是口號,誰敢去冒犯自己的上司呢?

主管的決策若出現問題,往往都會出現下屬給予的資源不足導致錯誤決策,下屬的資源不足又會萌生出主管給予的線索不足等矛盾現象的出現,因此這個平衡該如何去取捨呢,其中就有很深的學問存在,如文件的留存、作業程序上的文化、跨組織支援的窗口等等都會是關鍵,而有些東西本身就不是文件化的東西,可能只是彼此間舉手之勞的協助,可能是一次性作業的任務執行,但這些往往都是到後期進行維護或異常確認時所需要的資源,而這些資源若沒有文件化留存,就會導致資訊存放在管理者的腦海中,此時此刻若出現問題時,就會需要管理者自身出來進行處理才能有全面的資訊與權限。

這樣的矛盾也充分表現出充分授權與有效溝通的重要性,因此在發派任務時,都要去注意是否有充分授權並提供相關所有的資源,以降低資訊不對稱性的狀況,若出現資訊不對稱狀態的現象,往往都會出現所謂的"片面"性的提問,而這樣"片面"問題的提問問題都在提問者嗎?其實都要不盡然是,以資訊工程工作者來說,往往被詢問的問題答案都在系統程式碼之中,然而不再程式碼之中的問題,都只能透過各式各樣的問題形成的拼圖去拼湊而成,而這樣拼圖的呈現往往就是"片面"問題組成,透過組成"拼圖"還原真實狀況,永遠比透過透定人員提供的線索正確。當然看到者裡有人就會說"難道是要彼此懷疑嗎?",其實並不是要彼此懷疑,如同偵探、警方查案,所有的證詞都是需要有佐證的,而不是一面之詞就可採納,特別今天我們使用的是資訊系統相關的例子,更是如此,畢竟資訊系統最大的特色"系統是照著寫作邏輯走,不是照著人想的邏輯走。"所以我們在任務交代時,不只要提供完整的線索與資源,更要充分授權與溝通才能讓一切走向順利的道路之上。


2022年3月17日 星期四

[工作心得]持續性監控概念

持續性監控的概念

近期接觸到持續性監控/稽核的作業,發現一些觀點需要記錄下來,雖說現今推行的電腦稽核作業很適合進行資料全檢的方式,但是若為持續性稽核的概念進行,"全檢"的概念真的適合嗎?我個人的認知是覺得不太適合,因為檢核重複性會太過於高。而且其實稽核作業都會有一個時間序的概念在裡面,資料範圍若是"全檢"因該只適合於該檢核作業第一次推行,而非持續性進行"全檢",這一方面是要將資源有效性利用,同時避免重複性作業的消耗,但有許多案件狀況其實在檢核時都會無限往前推進,而這種議題會一直持續發生,倘若只是依據需求撰寫電腦稽核,這樣只是將過去的消耗轉向電腦運作,但最後地確認與報告也是一樣一直報告重複的問題,其實會失去稽核的信度與效度。

電腦稽核是一種事後稽核的概念,因為事情已發生才能顯現出來,而蒐集每次的異常紀錄,從中去回朔了解這些事情發生的緣故,才有可能達到改善作業,因此持續性稽核是一種督促與提醒,而不是一種處罰與不信任,因此在每次稽核報告中都會看到一個欄位"資料區間",以此來知道每個時段都會有在監控,但就算是持續性也是會持續關注一段時間,而不會永遠的關注下去。倘若持續性稽核的產出每次都出現,可能就會慢慢地不再被有效關注,就像一個人每次量測血壓都偏高,到最後可能會不再去注意血壓偏高的狀況,導致於真的出現高血壓症狀的初期徵兆會直接被無視,因此已經習以為常了。這樣的問題該如何去避免呢?

持續性稽核是督促與提醒,年度性稽核是回顧與改善,概念不太一樣,但執行的項目卻是一樣的,就像企業只有會年度計畫會議,而不會有每月計畫,因為每月只能看到短期執行狀況,卻不能科畫長期的願景與期待,因此在許多問題都是短期改善長期回顧,透過這樣持續性的檢視回顧,猶如個人每周末檢視自己的一週作業狀況,並思考改善作法,並於下周更加成長茁壯,這也算是一種個人改善,也是一種稽核的個人內化的呈現。

總結就是"持續性稽核"是督促與提醒,雖然認被稽核者感到煩躁,其實只是希望可以盡量改善狀況,同時也可以透過這樣持續性產出的資訊,可以找出改善的契機,透過軟體界常常出現的玩笑話"今日的錯誤是明日的需求",因此今日的缺失產生,會不會就是太提醒管理者其中可能已經有人找到更好的做法,因此需要去關注了解是否有改善的機會已經被醞釀出來了!而不是有缺失必然是錯誤的打壓,導致於措施許許多多的改善契機。共勉之。 

2022年3月15日 星期二

[工作心得]撰寫文件的原則

撰寫文件的原則

所有的管理作業都離不開文件的保留,因此凡事都會需要有文件保留, 都希望透過這樣的文件留存作業保留一直以來的努力產出的心血,可是在撰寫文件時常常會有一些問題的存在,而這些問題似乎一直以來都不被管理者注意到,甚至連撰寫者自己也都沒有發現,而真正發現問題的人都是新接手的人才發現問題,而此時此刻這樣的人可以做到甚麼,因該只有默默承受並設法改善吧!而這樣的做法其實都會有一些負面狀況出現,"前手給我這樣的資訊,為何我要給更完善的資訊給後手",漸漸地就會呈現出文件是為留存而留存,呈現出交接文件無效化以及制式化的狀況出現。以下以技術文件為例來分享個人觀點。

一、撰寫時先入為主:

在進行文件撰寫時會依據某個特定任務進行撰寫,而此時撰寫時因為撰寫者本身就是開發者,因此會已經取得當時的時空背景與現實資料狀況去撰寫文件,導致出現一些先入為主的名詞出現,而這些名詞有多少人真的看得懂呢?畢竟真的會去看文件的人員,一般都是下一位接手的人在處理事務時去檢視,但這樣的情況就會有認知落差的問題出現。如資料擷取時,若使用的是"部門清單"跟"特定部門清單"這兩個詞看上去都是只有"部門資訊",但是流程的下一步居然把特定職級人員塞選出來,此時就會讓人疑惑,只有"部門"的資料怎麼有辦法篩選"人員"資料?此例子就可以看出,撰寫者是依據當下取得的資訊進行撰寫,而非注意到當時取得的資訊已經被處理整理過了,導致於直接檢視文件時就會出現許多的疑惑與懷疑,這也呈現出交接文件上的失真以其效力偏低。

二、以檢視文件人員的觀點出發:

在管理文件的撰寫上都會有撰寫規範,而這些規範的定義原始都是為了讓檢視文件的人清楚文件撰寫時各個部分都有固定定義,以方便檢視與思緒轉換,可是撰寫人員因為太過清楚狀況,所以常常會不自覺的省略部分需要說明的資訊,導致檢視文件的人在檢視時都會出現許多疑問跟觀念認知上判定異常,因此產生許多摩擦問題,甚至有些較敏感的人會覺得被侵犯或不被信任感的出現,出現許多溝通隔閡以及組織衝突等狀況。

三、如何讓閱讀者不用再找撰寫者

撰寫文件時,詳細清楚不是撰寫者說的算,而是閱讀者說的算,為甚麼這麼說呢!因為無論是甚麼文件都不是寫來給自己看的,而是寫來讓接手的人看,因此出現常說的交接作業若能順利接下60%就該偷笑了這樣的說法,因為所有的事情都不會比當下進行指導作業,畢竟凡事都有特殊狀況的出現,而越熟悉的人越會自然而然避開特殊狀況,這些特殊狀況會漸漸地被遺忘甚至發生率極低,導致文件撰寫上這些特殊狀況是否該留下感到疑惑,甚至就不自覺得不再留下或輕描淡寫的過去了,這導致於文件留下了,問題也留下了!


最後總結觀念其實就那麼一句話,"好的文件讓人走向未來,壞的文件讓人原地踏步"。

2022年3月14日 星期一

[工作心得]分析作業

 分析作業

在大量數據的時代,透過資料視覺化檢視成果已經是人人都需要具備的能力了,然而現在的市場也具備許許多多資料視覺化的工具,但也產生了一個奇怪的狀況,就是這些工具的推動計畫都是往工具提供了多少圖表,當然為了推工具這是正常的現象,可是卻少了資料分析最重要的關鍵能力,就是數據本身的研究,反而只會想到數據拿到手就是丟到工具內使用產出分析圖,進而導致錯誤的分析報告。

其實想分析數據時需要有一些重點觀念要先培養起來,以下分享希望對各位有其幫助。

一、數據的取得

各種分析動作最基本就是需要取得數據,沒有數據資料先去培養一堆工具技能其實是沒有用的,就像要去安裝一道門,戴上了工具箱,卻沒有去把門板一同帶到現場,這樣就是經驗老道的師傅也是無用武之力吧!所以我們決定要題目時,關鍵點是先取得相關數據,有了數據就像有了門板會知道還需要哪些東西,那些東西值得分析與加工,每個欄位每筆資料特性是甚麼,才能進行下一步。

二、數據的整理

收集到數據後第一件事就是要開始進行整理,畢竟數據取的後需要進行一些整理,因為收集到的數據可能會有短少,需要先把這些缺值找出來才能先將排除依些遺漏,導致於後期分析出來的結果失焦或者不具代表性,因此我們可以避免掉不少失誤,同時也是一種反向驗證資料的正確性與有效性。

三、數據分類/分群

依據不同的議題會有不一樣的資料整理狀況,分類與分群是最常見的狀況,透過分類分群可以開始聚焦問題,並且可以透過各式各樣的分類分群方法來找出我們需要了解的問題與對焦的方向。

四、分析工具的應用

各種分析工具表格類excel、統計類sas、視覺化PowerBI等等各式各樣的工具,而這些其實彼此之間都是相輔相成的,因此不需要說換了工具就認為一切都要從頭來過,這樣的作業方式其實是循序漸進的,原始資料可能在excel之中,再透過sas找出一些統計結果並找出方向,最後透過powerbi視覺化工具回朔追蹤找出發生這類問題時有無徵兆,來進行預測推演得到一個行為模式的結論,進而就可以如大數據分析般,可以找到一些特定行為模式,藉此來預防問題的發生。


最後總結一下,"分析"看似困難,其實難的地方是甚麼,就是不知道目標,若有想探查的目標,這些分析動作與工具,就會成為助力,反之 ,在沒有目標的情況下學習工具,就會呈現出一種為了推廣工具而使用工具的狀況,或許當下被推廣者會覺得好用,往往到實際上線應用就會發現有許多的應用方向其實是混淆自己要探索的焦點,反而造成困擾,因此需要有一個標的物是各種分析作業前需要具備的。


2022年3月10日 星期四

[工作心得]入職訓練的心法

入職訓練的心法

在職場不免會遇到需要安排教育訓練來帶領新人進入一個新的職場,使其可以順利適應一個新的環境與工作項目,由於每個人都是獨立的個體,而職務內容是固定的,因此除了基本的工作說明書以外,就是該如何進行入職教育訓練,入職教育訓練不單單是工作任務的交接,更是了解一個新進人員是否合適此工作內容的關鍵時刻,因此在進行訓練計劃設計時,不可以像學校教課一樣千篇一律,而更加需要關注於彼此的接收程度,以下分享幾個我個人歷程得到的心得。

一、避免先入為主。

有相關工作經驗的人在進行轉換職場時,常常都會走相同的領域或者是與過往工作類似的職務,這類人物在新人訓練時一般訓練人都會有些假設認定,此人已經具備一些相關能力,因此在教育訓練的過程中會省略掉一些訓練員認為該人員已經熟悉的項目,導致於訓練結果呈現出一個資訊不平等的狀況,導致實際作業上頻頻遭遇挫折。

相同的職務在不同的職場文化下,都會有不一樣的做法與結果,因此要避免這樣的狀況就需要將事實的全貌呈現,才能將資訊不平等的狀況降到最低。

二、技術與管理的分流。

工作的腳色職稱會有所謂的管理師及工程師兩種分配,此時就需要在第一時間設法了解新進人員的取向是技術取向還是管理取向,但這樣的分流一般都會認為需要入職一段時間後再開始考量人員的職涯規劃才會開始去分析與專業訓練,而這樣的想法在學校的訓練是相當正常且合理的,可是轉換到職場時,這並不適合,因為在職場上每個人都是追求生存的,不管是否有想往上攀爬的企圖心,基本要求都是要能生存下去,所以一般新進人員甚至是友職場經驗的人都已經做好自己想要發展的歷程了。前幾天的教育訓練若發現不是自己預想的,有些會提出自己的期待,有些會直接選擇離開。因此分享一下我對兩者分流一些觀念。

技術導向:

以技術導向為訴求的人員,其實可以不用講太多理論觀念,因為這類人才追求的是實務訓練與技能的提升,這種人才可以盡量往"做中學"的方式去進行訓練計畫的設計,讓他們透過實際產出達到獲取一定程度的成就感,遠勝讓他知道各種作業規範的限制與流程,這類人才渴望的不斷創新與改良,而不是步步受限的職場文化。透過實際產出並提升自信後,才能激勵這類人才繼續在現有職場中不斷追求進步。

管理導向:

以管理導向為訴求的人員,就可以講述職務內容與規範設立的要求,讓他們知道各個作業背後都有甚麼指令會規則所支持,因此這類人才比較偏向於執行例行性作業而非創意發想,因外這類人才一般都會在許多不確定因素的環境下進行作業,且不太能接受許多事物不再自己的掌握之中,因此這類人才一般善於製作報表與分析作業流程來取的作業成就感,反而就不適合"做中學",而適合讓他有完整訓練基礎後再去執行任務。

三、激勵與鼓勵。

以台灣的職場,常常會聽到"希望新進人員有想法",但是這個"想法"是甚麼呢?已在該職務待過一段時間的訓練員眼裡的"想法"是改善現有環境,新進人員的"想法"反而是該如何適應這樣的環境與作業文化,兩者出發點是不一樣的,因為新進人員一般會先追求活下來。因此漸漸的會變成追求生存,明知指令執行後產出會是一個不良產出,極高的機率會繼續執行而不是去回饋個人見解與分析結果,最後就會開始產生負能量以及職場厭惡感。因此試用期三個月雖然不是一個好做好,卻是一個彼此關注的重要時刻。

四、未來藍圖

無論是哪個職場,都會有遇到需要加班的狀況,而這些狀況最好一開 始就挑明說清楚,而且該職位未來的發展藍圖,也需要明確的闡述清楚,因為現在的職場太多分工細微,因此常常會有些職位的發展看似重疊的,這會使其產生誤會而彼此多消耗了一些時間,如何把未來藍圖闡述清楚,其實就是需要一些經驗值,因為真正美麗的藍圖不會是固定作業,而是會有創新作業,因此這部分在職務產生時就需要思考清楚。


以上幾點是我目前彙整後覺得最需要於新人訓練時就要注意的幾點,希望可以各個為有一些有用提醒作業。

2022年3月6日 星期日

[生命分享]回饋

回饋

"人"是一種群居動物,各式各樣的個體聚集在一起時,就會需要"溝通",而"溝通"這個詞雖然是雙向的,可實際上卻常常出現是單向式的指令布達,為何會發生這樣的溝通問題呢?其實某種狀況就是文化背景導致。

單位主管口頭對下屬說的有問題歡迎回饋,之後只指派了例行性任務(機械式任務)這類任務給下屬進行,此時此刻又說在等待部屬的回饋,可想可知,很難得到回饋,為甚麼呢?答案很簡單,但是當事人因該很難發現吧,就是沒有持續給予資源,又怎麼會有產出呢?或者給予資源時,可以斬釘截鐵的一口咬定一定是怎樣的作業,可這個世上最大的不變就是不斷地在改變,輸入錯誤的資訊與指令,漸漸地培養出現在職場有些人會在某種程度上懷疑接收到的"肯定"的答案是不是有問題,因為太過肯定的答案也就說明了沒有持續去檢視與改良。當執行者已經在無意識的情況下做了與原本的結論不同的作業模式(作業模型改善),就會導致接手者感到手足無措,為何依據主管學長的任務指導進行,反而都會被責難呢?自己花時間檢核後才確認了,然來指派任務的人已經不知道自己的認知已經太久沒有更新了!導致於給予錯誤的指導,此時就會產生指導員與被指導員的彼此矛盾。

被指導員心態若比較正向一點還可以自行修正並回饋,倘若此時指導員的回應若是"你因該告訴我,因為規則不是如此"這樣的話語中,或許身為指導員不會覺得怎樣,但是我們回頭看看這句話語中帶有一定程度的責難在其中,而這樣的問題就會慢慢地造成彼此間的不信任感以及無法坦誠相對,輕則獨立作戰,重責傷害團隊氣氛。因為"指導員"這樣的腳色就是常見的學長學弟制的轉變而已,誰敢輕易對抗學長?若確定學長是錯誤的,學長堅持,那身為學弟的又能如何改善呢?這種事情比比皆是。

團隊的組成與成長就是需要彼此的工作回饋與分享,因此不斷地在推行"討論工作就沒有位階與學長學弟的階級"這樣的觀念,可是這種觀念真的無視的話,就要看每個領導團隊的人是否可以即時察覺"人"的問題,特別當會有回饋的人才變得不在回饋,其中就要注意是不是在哪次的溝通過程中已經斷了溝通的橋樑,導致於回饋機制斷了!這樣的問題對一個團隊而言是非常重要的,因為團隊的成長關鍵不是在解決多少問題,而是在團隊內的彼此信任程度有多高,當回饋機制被切斷時就會產生分崩離析的可能性。

追求"回饋"的產生,因該是不斷持續地注入新的能量,而不是依據個人的想法拒絕各樣的決策,雖然最終一樣需要有一個人進行決策,而這樣的一個決策是不是有考量到每個人的思考,還是只是依據個人想法去進行決策,每個決策與溝通是不是會斷了"回饋機制",我們每個人都在學習與練習,每一次的討論過程中,都是這樣的練習,當然斷了"回饋機制"不只是上對下會切斷,下對上也是會有此類情況。如上司提供了問題要求下屬給予回饋,下屬思考方向卻是以上司想要甚麼結果去思考,而不再是任務該如何推展才是最好的方向去思考,就會漸漸斷了回饋效果,雖然這樣的情形一般還會看到有回應,但這類的回應絕大部分是不表態或奉承上司的結果,這樣的溝通其實可以說是無效溝通。

每個溝通過程最好的前提就是需要資訊對稱,當資訊對稱後才會有真正的對焦效果出來,當資訊不對稱時,就算再多次的對焦討論,其實都會有些落差的產生,如何降低這樣的問題,最佳的做法不外乎資訊透明化。透過資訊透明化的狀況,讓問題擺上檯面,不再討論誰對誰錯,只討論事情該如何發展推進,避開針對"人"的話語,專注於"事"的討論,看似簡單,執行上並不容易,因為需要控制好每個人的專注度與思維,這樣才達到有效的討論。進而產生更有價值的回饋機制的產生。

"回饋"不是等待,而是要不斷"注入"能量,也就是說沒有"INPUT"何來"OUTPUT"。

2022年3月3日 星期四

[工作心得]點燃熱情VS澆滅熱情

點燃熱情 VS 澆滅熱情

無論是誰都會需要工作,而工作要有發展都會需要一股熱情,而這樣的熱情為何是職場上似乎都只剩下所謂的高階主管才有呢!回顧一些人生歷程後發現了一些可以參考的檢查點,今天就來分享一下我觀察到的幾個檢查點。

一、回饋機制。

許多的"主管"或"資深人員"都會要求新進人員提出改善建議與回饋,都是認為新進人員不會被現有工作環境所限制住的提出建議,因該可以協助單位/組織有更好的發展,可是往往這樣的建議都會是頂撞到原始掌權人的習慣與認知,當這樣的建議可能與主管們的想法相左時,又有幾人會真的提出呢!因為可想可知的下場大概就是兩極化,開明的主管會虛心接受,不開明的主管就是斷了溝通直接打壓。

回饋機制因該一種公開且雙向的渠道,主管會知道終極目標,而需要精準明確地將這樣的目標描繪出來,再來才能期待部屬提出想法與做法,這樣的才是雙向的提升與改善,決不是等待部屬們自己提出來,若能期待新進人員提出,那職場就不需要有所謂的"新進人員適應觀察"這樣的做法了吧!

二、良性的溝通

"溝通"這個技能無論任何場合、任何人物、任何關係都會是個很重要的議題,職場而言,主管會期待部屬們有想法時就來溝通如何推進,卻一直等不到部屬的回應,其中的問題可能就是主管想到的資源其實並不明朗而需要部屬提供,而又沒有進行說明溝通需要的是甚麼只是一味的要屬提供資源,而有些人就會嘗試自己去設計並繳交,若是良性的建議與改良方案變成產生一個良性溝通的循環,但若是換來的是"我不滿意,請重新思考繳交",這樣便會斷了溝通的管道,這樣一來一往就會開始彼此猜疑,形成惡性循環。

三、任務的分配

同一個單位的每個人就是要工作分工與分擔,當有新進人員時,一般而言就是先行教育訓練並開始交代工作(這邊不用交接一詞),一步一步讓新進人員開始知道自己被定位在哪個腳色,進而使其知道自己的目標是甚麼,自己在這個職務上會有甚麼發展。以技術工作者為例,可能一開始介紹工作上會使用的工具是甚麼,如何應用工具,工具產出的結果是甚麼等等開始起步。

此時要注意的新的工具進來時,不說輕易說就讓新人去學,那這些資深人員為何可以不用去學習呢?難道新進人員就要負責這一堆新事務,之後再依據這新任務的產出去回報,到這邊看起來很合理對吧!但新工具未來的產出目標是誰定義的呢?沒錯就是這些根本不願意去了解新工具的"資深"或"主管",最後常常會出現一些錯誤的迷思。導致於產出方向錯誤,造成一些不必要的困擾,而心理創傷都是誰在承擔呢,沒錯就是新進人員。

四、資源的說明

職場上常常會聽到有人說"有問題就要問",其實這裡面隱藏一個很嚴重的問題,那就是"問題在哪裡",其實同一單位做越久的人越有這樣的問題存在,帶領新人入門了解組織單位時,會不自覺地認為自己講得很清楚,很多該說的都有說,但事實上卻有一堆工作細節或資源根本沒有交代出來(做中學的缺點),此時新人在遇到問題時,其實自己也不會知道是問題,因為沒有過往紀錄,只能尋求佐證,若找到佐證那的確是過往單位間溝通後的定案,那樣再去回報主管尋求主管出面,這才會比較有說話的餘地,不然常常會遇到主管們說"你都不先確認一些,難道要我自己去確認嗎?你是來幫我的不是來消耗我的"這樣的傷殺力可是非同小可,大則失去工作熱情,小則人員離職。


以上幾個觀點雖然都是從基層角度去檢視,卻也是事實的紀錄。無論是職場或家裡或教會,人與人之間的溝通真的很重要。

避開這幾個人性地雷,是有機會點燃工作的熱情並創造出更好創意與改善思維,但是一個不小心踩了一下地雷,就可能毀了一個具有潛力的人才,把人才當人力,將才也會變成庸才,切記"點燃熱情很難,澆滅熱情輕而易舉"。

希望此文可以讓一些需要帶人的腳色時刻警惕自我,也讓一些新人警惕自己不用太脆弱,或許剛好遇到一個還沒意識字幾腳色轉的人而已。

希望透過此文讓大家可以更有職場生存力。

2022年3月1日 星期二

[工作心得]職場上的誠實

 職場上的誠實

不少主管、企業主都會說著"希望大家有事都可以說出來,無論是建議或批評",但是聽得下去的有幾人呢?其中緣由大概有幾個關鍵因素吧。以下整理我個人短短十年來的經驗挺會到的一些因素:

一、自我保護:

說實話往往會帶有一些殺傷力,而這些殺傷力到底是提升還是貶低,又得要看接收者的心理素質而定,然而一般人通常都不會喜歡接受這樣的殺傷力,因此下對上回報事情時就會漸漸地轉向為"報喜不報憂",但這樣會導致主管或企業主在判斷事情時暴露在一個極度不確定的環境之下而不自知,因此可能會出現一些錯誤判斷以及任務規劃,導致於組織或者是團隊的惡性循環。

二、自信與勇敢:

在台灣教教育訓練一般都會有句名言【使命必達】而這個"使命"在基層員工眼裡還需要去判斷他是對是錯嗎?因該都是直接說主管要甚麼給甚麼,結果出來是不好的再來互相推責吧!聽上去很弔詭吧!怎麼跟一般我們常見的【當責力】剛好相反呢!其實這就是一個很神奇的潛規則,因為在不正確資訊下產生的不正確的決策,為執行者的人又不會去進行任務的分析與研究,只知道完成任務,那就會出現這樣的反應。有自信去分析出問題,又有幾分勇氣去回饋主管決策有誤,這可以說是賭上職場生涯的一個行為。

三、過於專精:

在基層作業人員,往往都會需要專精於自己職位的本質學能,而忽略了自己職位因該把關的產出是甚麼,如同使命必達的觀念一樣,我只要能產出你現階段認為可以用的結果,就判定過關,以後出現狀況時就是以後接手的人的事情了,雖然看似沒有錯,但這也是對自己的產出不再負責的一種作法。


以上幾點是個人經驗紀錄,最主要的因素因該是工業訓練跟管理訓練的差異吧!不少技術專長的人得以成長成主管,但卻沒有管理的觀念,只是用工業管理的傳統思維進行管理,導致於過多的規則與懲處,畢竟管理生產是固定的,管理人事並不固定,不可用相同的想法與觀念去執行,否則或出現"國王的新衣"般的窘境。雖然可以勇敢不畏權威說出實話的人,在職場上因該都是傷痕累累了吧!

2022年2月27日 星期日

[工作心得]做對的事VS把事情做對

作對的事VS把事情做對

今日探討的話題想必已經不新鮮了,因為無論是職場生活、個人生活,每個人必然都會經歷這樣的問題與反思,為甚麼這兩句話會一直被探討呢!來分享一下我個人的見解。

作對的事情:

這個方向個人體認是甚麼是對甚麼是錯,其實很難界定,因為所有的事情都是一體兩面的,或許當下我們自己認為執行方式有改善空間而進行改善,但其他人或許會因為改善的做法而增加工作或喪失原本既有的權利、彈性,因此在這方面的思考與執行上往往伴隨著一定的合作關係的風險,需要進行多次的溝通,但往往可能迎來結果偏向不利的一方會不願意溝通,甚至刻意迴避相關議題,倘若這樣的成員又是資深人員或主管時,就會很難繼續往前發展,無論是對個人或者是對團隊而言都是。

把事情作對:

這個方式一般而言是每個執行動作都已經設定好了預期結果,而這個結果一般都是主管已經鎖定要求的結果,但這種做事模式伴隨的風險就是可能預期效果沒有實際效果好,因為進行決策的一方是在眾多不安定因素下進行沙盤推演後進行的決策,而這樣的決策有時只是短暫的有效,長期可能就會變成一個困擾。


以一般人在做事時,思考模式一般都會在這兩個點上有其衝突,畢竟職場一般而言都是希望生存下來,而有誰願意聽到自己的決策是錯誤的呢!有誰願意去增加自己的工作困擾呢!在幾年來轉換職場檢視自我的各式遭遇之後,體認到一個不算很好的結論。


企業的目標是永續生存因此會希望去做對的事情才能得到永續發展的能力,各人的目標是希望可以在一份工作上不被汰換,因此會盡力去滿足企業、主管希望得到的結果!但往往因為結果證實決策錯誤時,就會開始推卸責任,因為沒有人願意被汰換掉,而在這樣的矛盾之下,每個人都需要能檢視自我的能力,以及正確判斷甚麼該執行甚麼不該執行。

一般基層工作者常常會聽到"你們要做對的事情"但真正職場上的人心以及求生念投下,"對的事情"可能是會成為別人的阻礙,進而層層受到打壓與困擾,而"把事情做對"看似發布命令的人要承擔其責任,但這樣似乎又顯得自己沒有思考成長的能力。

或許這就是造就了"換個位子換個腦袋"這句話常存於職場競爭之中的緣故吧!

[資安]社交工程

 社交工程 在資訊安全領域中所提出的"社交工程"議題,其實也可以說"溝通"一詞的另一個說詞。 人在討論交換訊息時的行為,正是所謂的社交工程的過程一模一樣,主要差異在於行為與意圖。 有心人士預計要蒐集他人的各種資訊使用的對話溝通方式,其中我們...