[工作心得]會議準備

會議準備

會議前準備工作，一般都會認為是主講者的事情而已，其他人在會議時間到的時候再進入會議室參加討論並即時回饋，而這樣的作業模型，其實存在著一個問題，報告者往往不是決策人而只是資料提供人，導致於過往一直在討論的會議前準備，都會是在該準備甚麼資料該怎麼設計投影片該怎樣進行報告與台風訓練等等，而這樣的會議多了，最後常會開始出現一個詭異的現象，就是報告的內容漸漸地變成是決策者想要的而不再是事實的呈現，而決策者也會不自覺地覺得一切都往自己期待的方向運作與推進，所有的事情可能已經走向一個錯誤的方向。

一般會議內容常常是在會議當下才取得會議資料與討論內容，由於課堂上課，都是教師努力事前備課，學生上課當下才開始檢視課本內容，導致於學習成效不彰等問題，會議也是如此，做的事情一樣，唯一的差別是在於上對下跟下對上的訊息傳達，而這樣的問題是否可以改善，關鍵在於每個人的做事文化是否可以改變，組織文化的改變不會是一個人的事情，也不會是上對下布達任務的方式改變，也不是下對上可以直接坦誠的表達，組織的改善需要的全部成員共同一起進行。

第一、資訊傳達公開化

每次的會議報告內容都需要提前準備好，同時也需要發布給相關與會人，當然此時就會出現一些聲音是，提早提供因該也沒人會去看吧，畢竟大家都有自己的事情在忙碌。而這樣的情況其實就是反映出每個人在檢視該會議是否都有相關的關注與在意，而這樣的做法可以檢視出該會議是不是有造成一些人的時間被浪費的狀況，畢竟任務布達可以透過信件發布不一定要招開會議。

討論的東西需要集思廣益，相對的需要讓大家的資訊接收程度達到一個平衡，如此才能有效找出真正有意義的建議與改善方案，至少也可以產出有價值的回饋機制。

第二、決策權明朗化

一般我們都會認為決策者是主管，而台灣其實有一個神奇的狀況，就是一個單位的主管有時候只是因為它的知識背景是"管理類組"而不是真的了解該領域的專業能力與執行能力，進而出現一些錯誤的認知與比較，也是因為這樣的狀況凸顯出了過往會議準備都是講述報告者該如何準備才能讓資訊完整，此時就須要反思一下，任何人接收資訊時都是需要整理的，若都不用整理資料就可以產出有效資訊，我想只有電腦吧，但是我們可以看到往往會議上擔任"主管"的人也會如此，我個人的判斷是因為決策權在她手上，他不得不說出決策，而這樣的決策不代表一定正確，往往伴隨風險存在，所以這裡指的決策權明朗化不是指主管這個腳色，而是指真正可以為任務找出正確方向的人。如何在不明朗的狀況找出一絲希望，往往是需要這樣的人，而不是管理層，這麼制式的狀況。

會議的準備，現在因該要推進到與會全部人員，而不再是討論會議準備人，如何降低會議的無效浪費，重點在於資訊完整、目標明確、決策明朗，才能有效的產出具有價值的意義。